データ共有に欠かせない「PPAP」に潜む脆弱性

社内外でデータのやり取りをする際は、セキュリティーの観点から安全性に配慮した手段を用いるのが望ましいといえます。テレワーク（リモートワーク）で従業員の働き方が大きく変わり、オンラインでの情報共有の機会が多くなったからこそ、従来の「PPAP」に代わる方法を見つけられると理想的です。

PPAPとは、他者とファイルデータを共有する方法の1つです。まずパスワード付きZipファイルをメール添付で送信し、次に別のメールでパスワードを送信します。この手順の頭文字を取って、PPAPと呼ばれています。

P：Password付きZipファイル
P：Passwordを記載したメール
A：Angouka（暗号化）
P：Protocol（手順）

PPAPは、多くの企業や自治体で使われていましたが、近年はセキュリティーの問題から見直される動きがあり、代替策の採用にともない廃止されつつあります。本記事では、PPAPの問題点や代替案について解説します。

PPAPが代替されつつある理由

かつてはセキュリティー対策として推奨されたPPAPですが、なぜ禁止されるようになったのでしょうか。パスワードと添付ファイルを別送する方法が代替されつつある理由をお伝えします。

PPAPは同じ通信経路で2通のメールを送る手法です。1通目のメールからデータが搾取された場合、もう1通のメールのデータも搾取される可能性が極めて高いと考えられます。

また、Zipファイルのパスワードは一致するまで何度でも入力が可能です。

万が一、悪意のある第三者にメールのZipファイルを搾取されると、総当たり攻撃でZipファイルを解凍される危険性があります。

企業が導入するセキュリティーソフトやメールセキュリティーなどの製品では、パスワード付きZipファイルの中身まで検査できない場合があります。

そのため、添付ファイルにマルウェアなどが仕組まれていても、ウイルスチェックの段階で気づくことができません。

PC内が悪質な攻撃によって汚染されると、情報漏えいの被害を受けるおそれがあります。

PPAPで送付した場合、ファイル添付されたメールとパスワードを記載したメールの、2通を受信側の相手に見てもらう必要があります。

別のメールをそれぞれ開くので、2度手間になるのが難点です。パスワードを記載したメールがほかのメールに埋もれてしまう可能性もあります。

また、スマートフォンやタブレットではZipファイルが開けないことがあるので、利便性の観点でもデメリットがあります。仕事で複数のデバイスを使い分ける人にとっては、業務効率が低下して不便に感じるかもしれません。

これまでPPAPを活用してやり取りをしていたお取引先様がPPAPでのデータのやり取りを一切禁止すると通達するケースが増えてきています。

何も対策をしなければデータのやり取りができないため、取引そのものに大きな影響を与えてることに。取引を継続させるためにもPPAPに代わる方法を模索する必要があります。

PPAPに代わるデータ送信方法を導入するだけでは、セキュリティー対策としては不十分な場合があります。

そもそも企業で扱うデータやファイルに対して適切な対策を行わなければ、情報漏えいなどのリスクが懸念されるためです。京セラドキュメントソリューションズが提供する、自社の情報セキュリティーを強化し、課題解決へと導く対策をご紹介します。

企業が保有するデータの保全と活用に役立つ、データセキュリティーのソリューションです。

自社のセキュリティー対策の課題に応じたサービスをお選びいただけます。

ビジネスシーンで見直しが進むPPAPの代替案について解説しました。

セキュリティーや業務効率などを背景に、PPAPの代替案を採用する企業が多くなっている状況です。クラウドストレージサービス・メールの暗号化・ファイル転送サービスなど、セキュアな環境での情報共有を実現する手段が数多くあります。

一方で、社内の情報セキュリティー強化のために専用のソリューションを導入し、データやファイルの管理方法を全体的に見直すことも重要です。PPAPでの情報共有から脱却するために、早期に代替案やセキュリティーソリューションの導入をご検討ください。

Fleekdriveを導入することで簡単に脱PPAPを実現することができます。どのような機能を搭載しているかについては下記資料をダウンロードください。

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2023年2月7日

2023年2月9日