ニュースなどでもよく報道されている個人情報の漏えい問題。パソコンやスマートフォンなどの端末はもちろんのことUSBメモリの紛失もしない、させないように各企業がルールを設定して監視しているでしょう。

しかし、それでも現場で働く従業員は悪気なく無断でこれらを持ち出してしまったりするケースが発生します。一体どのようにすれば持ち出しを未然に防ぐことができるのでしょうか。

ポイントは持ち出し自体を完全に禁止するのかどうかです。営業先でどうしても利用しなければならない資料などがある場合に持ち出せないのは営業活動に影響が出てしまいます。

そのため、条件付きで持ち出しを許可する体制を整えることが解決への近道となるのではないでしょうか。

解決策①クラウドストレージサービスを活用する

まず1つ目の解決策として、クラウドストレージサービスを活用して外出先からでも閲覧できるようにする方法です。

データの持ち出しによる紛失リスクは減りますが、クラウド自体のセキュリティー対策が甘い製品もあるのでビジネス向けの者を採用した方が良いでしょう。

解決策②IT資産管理などを使って端末を監視・抑制する

2つ目はIT資産管理を使って、利用そのものを禁止したり制限をかけることで物理的に情報を持ち出せないようにする方法です。

そのためには、まずUSBメモリをはじめとした外部記録メディアの利用に関する取扱い規定を定めることです。取扱い規定を定めるには、まずUSBメモリだけでなく、スマートフォン等のWPD機器やSDカード、業種によってはカメラなど、業務で利用されている外部記録メディアの利用状況を把握し、棚卸を行うことが重要です。

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