絶え間なく届く申込審査のファクス

物元業者は、他の仲介業者から届く入居申込の受付業務を行っています。しかし、複数の物件の専任募集をしているとファクスが頻繁に届くので対応に追われてしまうという経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか？

自社で物件確認できるサイトを用意して電話問い合わせの件数が減ったとしても、入居申込がファクスでの受付となればデジタル化したとは言えません。

「あの人のあの書類どこいった？」が招く結末

日々多くのお客様や仲介業者とのやり取りを行っているため、対応に追われていると書類の保存が煩雑になり最悪の場合は書類が見当たらないといったことも。

当然ですが、個人情報にあたる書類がほとんどを占める不動産業ではこのような紛失は言語道断。このようなケースを防ぐためには紙で保管をしないようにする仕組みを整える必要があります。

メールよりもファクスのやり取りが多い場合の対応策

紙を使わずに申込受付をする場合に、まず思いつく手段はメールです。しかし、番号を入力してすぐに送信できるからファクスを利用しているという理由でファクス派も根強くいることも事実としてあります。

そこでファクスで届いた文書をデータとして転送、フォルダやクラウドに保存する方法を採用すれば解決できます。

具体的な対策を知りたい方へ

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