事例「不動産業」受信FAXをすべてペーパーレス化。在宅勤務時でもサーバー上のFAXの確認が可能。
お客様の課題
不動産業ではFAXを使った手続きが非常に多く、大量のFAX書類を取り扱っています。
その際に、お客様の課題として、
①「受信した重要なFAXがほかの書類に紛れる」
②営業部宛のFAXを、別フロアの総務部で受信しており、手作業で届ける必要があり手間がかかっている。
③受信FAXをPCへ転送していたが、夜間や休日はPC電源切っている為、受信FAXが紙で出力される。
という３つの課題がありました。
また、昨今のコロナ禍において、テレワークの必要性があったが、紙で受信したFAXの確認が必要で、テレワークが進まない点も、同時に解決できないか、検討課題となっていました。
複合機とNASを組み合わせ、FAX業務を改善
これら課題に対し複合機の標準機能を活用し、さらにNAS（ネットワークハードディスク）を組み合わせ、受信FAXのペーパーレス化を行うことで、課題を解決しました。
営業部門、総務部門それぞれで受信したFAXを、NAS（ネットワークハードディスク）へ転送、その際にフォルダーごとに自動仕分けをし、整理した状態で保存します。夜間や休日であっても、NAS （ネットワークハードディスク） は常時稼働させることで、24時間365日受信したFAXをデータとして保管できるようになりました。
さらに、受信したFAXは、VPNを経由して NAS （ネットワークハードディスク） へアクセスすることで、在宅勤務といったテレワークにおいても受信FAXを確認することができる環境を構築しました。
導入の効果
・FAX受信のデータ化による、コスト削減と情報漏洩防止。
・受信FAXの社内での共有（手作業）の工数削減。
・夜間や休日での受信FAXのデータ化による、紙出力の削減、紛失リスクとの低減。
・在宅勤務、テレワークにおいても、受信FAXの確認が可能に。新しい働き方に対応。
