ドキュメントや複合機のコスト削減を行う方法は？進め方のポイント
オフィス運営に欠かせない複合機。コピー・プリンター・ファクスの機能を一つに集約した機器で、すでに多くの企業で導入されています。
近年では業務効率化へのニーズを受けて、従来の複合機にさらに利便性の高い機能が搭載されるようになりました。ドキュメントのデータ化や自動仕分けなど、新たな機能を活用することで、現状のオフィス運営の課題を解決できるかもしれません。
今回は、ドキュメントや複合機のコスト削減について、企業のよくある課題やコスト削減方法、施策の推進で大切なポイントなどを紹介しながら解説します。
ドキュメント管理や複合機に関する課題とは
オフィス運営に課題があると、経費の無駄が発生するだけでなく、業務効率の低下にもつながりかねません。効率化を推進するためにも、早めに問題を見える化し、対処すべきといえます。初めに、ドキュメント管理や複合機に関するよくある課題をご紹介します。
書類が分散している
ドキュメントの保管場所に明確な決まりがないため、社内の各所に書類が分散してしまい、煩雑な状態になっているケースが少なくありません。必要なドキュメントを探し出すまでに余計な時間がかかり、業務に支障をきたすおそれがあります。
申請処理に捺印を用いている
社内の経費処理や稟議など、承認フローに捺印が必要なケースも、業務に改善の余地があるといえます。申請処理の度に、書類の手渡しや上長の捺印待ちなど、無駄な時間のコストが発生する点がデメリットです。
ペーパーレス化が進んでいない
多くの企業が、紙の書類を中心とした管理体制の見直しを始めています。管理対象のドキュメントの増加にともない、書類整理の負担も多くなるためです。また、テレワーク体制の場合は、オフィスに出社しないと書類を確認できないというデメリットもあります。
複合機の運用にコストがかかる
紙の印刷枚数が多いと、用紙代やトナー代などの消耗品でランニングコストが多くかかっている状態となります。こうした印刷コストに加えて、会社全体で発生する印刷ミスの枚数がかさめば、使用量に応じて損失も生じます。また、カラー印刷はモノクロ印刷に比べて多くの費用がかかるため、印刷設定にも注意が必要です。
ドキュメント管理や複合機のコストを削減する方法
自社のドキュメント管理や複合機に関する課題は、どのような施策で解決できるのでしょうか。ここでは、おすすめのコスト削減方法をご紹介します。現状のオフィス運営を見直すうえで、ぜひ参考にしてみてください。
ドキュメントを自動仕分けする機能を活用する
機器によっては、ドキュメントに日付や管理番号などをつけてスキャンすると、データ化した際に自動的に分類できる機能があります。自動仕分けは、主に複合機に搭載されている機能です。ドキュメントは指定のフォルダーへ保存されるため、必要なタイミングですぐに探索でき、業務効率化につながります。また、フォルダーに格納されたドキュメントは、従業員同士でシェアしやすく、スピーディーな情報共有を叶えられます。複数人で共有できるほか、時間や場所を問わずに内容をチェックできるのがメリットです。
各種申請業務をWeb上で行えるようにする
クラウド化とは、社内ネットワークで管理している資料やデータなどを、インターネットのクラウド上に保存して運用することを指します。ネット環境が整備された場所であれば、どこからでもPCやスマホを使ってドキュメントを閲覧できるのが特長です。従業員が場所の制約を受けずに働けるため、テレワークも実現しやすくなります。クラウドサービスではセキュリティー対策が実施されており、必要に応じてアクセス制限をかけることも可能なため、ドキュメントを安全に管理しやすいのもポイントです。
管理対象のドキュメントをクラウド上に集約する
申請フローをシステム化して、申請や承認に関する処理をオンラインで実施できるようにすると便利です。捺印が不要なフローへの変更をご検討ください。例えば経費精算なら、複合機で領収書をスキャンするか、スマートフォンで撮影したデータを添付します。Webフォームから申請できるようにすれば、記入内容に誤りがあった際にシステム上でエラー検知ができるため、申請内容の不備も減らせます。申請書類のプリントアウトが不要となれば、同時に印刷コスト削減も実現可能です。
複合機の見直しを検討する
既存のコピー機や複合機の買い替えを行うと、スペックの向上により抱えている課題を解決し、経費削減できる可能性があります。新機種の複合機には、印刷にかかるコストを削減できる機能が搭載されていることも。例えば、カラープリントの出力枚数制限、印刷前のプレビュー機能、複数ページの集約印刷機能などが挙げられます。1枚1枚の単価を抑制し、印刷ミスを防ぐことで、着実に節約へつなげられるのが魅力です。見直しの際は、機器の価格だけでなく経費削減につながる機能まで確認するようおすすめします。
ドキュメント管理や複合機のコスト削減を推進するために大切なこと
ドキュメント管理や複合機のコスト削減へ取り組む際は、現場のスタッフから協力を得る必要があります。社内の連携を強め、組織的に取り組みを進められると理想的です。最後に、施策で大切なポイントをお伝えします。
働く従業員を巻き込んで行う
オフィスに新たな機器を導入し、業務フローが変更されると、従業員に負担がかかります。コスト削減の施策では、実際にドキュメントを扱う現場の目線に立ち、スムーズに運用しやすい環境づくりができると理想的です。その反対に、現場の実態を把握せずに施策を進めると、利用する側との間に大きなギャップが生じるおそれがあります。従業員の協力を得られない施策は、導入失敗につながりやすいためご注意ください。
ルールの作成や明示化も重視する
単にITシステムや複合機を導入するのみに留まり、これらの機能に依存した施策とならないよう、ルールの作成や明示化にも力を入れることが重要です。そもそも、企業独自の決まり事へ完全にマッチするシステムは存在しません。だからこそ、システム活用の基盤となるルールの制定が大事になります。新たなルールに基づいた運用を徹底し、ドキュメント管理の改善へ向けて社内で連携しながら、体制を構築できると理想的です。
ランニングコストを想定する
プリンターを購入する場合は、経費削減、家庭の電気代削減のために、トナーやインク代などのランニングコストを抑えられるモデルを選ぶのがおすすめです。待機時の省電力モードやエコプリントモードに対応したモデルを選ぶとコスト削減が期待できます。また、用紙を節約するには、両面印刷機能が備わっている製品を選ぶのが有効です。
操作の快適性を確認する
プリンターを業務で日常使いする場合は、操作の快適性も大切です。トナーやインクを交換する際の手間や、パネルのボタンや画面の操作性は、特に使いやすさに影響します。
また、機器の稼働音にも着目したいところです。静音性の高い機器や静音モードを搭載したモデルを選べば、そばに置いていても稼働音が気にならず、仕事に集中しやすくなります。
ドキュメント管理や複合機のコスト削減を実現するために
ここまで、ドキュメント管理や複合機のコスト削減について解説しました。複合機に搭載された機能を活用すると、オフィスの課題解決につながる可能性があります。その際は、組織的に施策へ取り組み、自社に最適な運用ルールを定めることが大切です。お伝えしたポイントを参考に、社内でのコスト削減の施策をご検討ください。 京セラドキュメントソリューションズでは、複合機のコスト削減につながる多彩な製品・サービスをご提案できます。社内資料などの文書を簡単に電子化する仕組みによって、オフィスのペーパーレス化やドキュメントのスムーズな管理に役立てられるのが魅力です。複合機のトータルコスト削減は、お気軽に当社までお問い合わせください。
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