京セラ複合機の文字認識スキャンを利用すれば書類のテキスト情報管理がいとも簡単に

ビジネスシーンでは、社内外でさまざまな文書が用いられています。社内の会議で配布する資料や、取引先に提出する請求書や納品書など、種類は多岐にわたります。

従来は紙で管理していたこれらの書類を、効率的にデータ化する際に役立つのがOCR機能です。スキャンで読み取り、テキストデータに変換する仕組みによって、スピーディーに電子化を推進できます。

ここでは、OCR機能を搭載した文字認識スキャンの基礎知識や、導入のメリットなどを解説します。導入時のチェックポイントにも触れるため、ぜひご一読ください。

OCR機能の基礎知識

文字認識スキャンを利用して紙文書をテキスト化すれば、従来よりも事務作業が楽になり、管理業務の効率アップが期待できます。まずは、OCR機能の特長や、文字認識スキャンのメリットなどの基礎知識をご紹介します。

OCR機能とは？

OCRは「Optical character recognition」の略称であり、光学文字認識という意味があります。OCR機能とは、紙などに印刷された文字を読み取り、テキストデータに変換する機能のことです。主にスキャナーやデジタルカメラなどの機器に備わっています。京セラドキュメントソリューションズの複合機（TASKalfa 7054ciシリーズなど）では、スキャン機能に追加することも可能です。

企業がOCR機能を搭載した複合機を導入すると、書類のデータ化や、入力業務の効率化などに活用できます。業務におけるIT活用や、ペーパーレスの実現により、働き方の改善につながる技術です。

近年のビジネスシーンでは、IT活用やデジタル化への注目が高まっています。先端技術を取り入れることで、効率化や生産性の向上に寄与し、競争力の強化につながると考えられているためです。また、リモートワークの普及にともない、オンライン上での取引が増え、ペーパーレス化の推進に取り組む企業も少なくありません。OCRスキャンは、こうした背景からも導入が望ましい機能の一つといえます。

OCR機能を導入するメリット

データ化した書類の検索がスムーズになる

OCRスキャンによって書類がデータ化されると、書類に含まれているテキスト情報がデータに付与されます。キーワードや文書名でデータ化された書類を検索することが可能です。テキスト検索が可能になると、膨大な資料のなかから速やかに必要な書類を抽出でき、資料検索にかかる時間が短縮される点が大きなメリットです。

煩雑な手作業を自動化できる

OCRスキャンでは、書類に記載された文書名や管理番号などのフォーマットを自動で読み取り、内容を指定保存先へ送信できます。簡単な操作のみで自動化を実現するのが特長で、データ入力のような煩雑な手作業は不要です。文字データ化が容易なため、人の手による作業が減り、結果として人件費の削減にもつながります。

テキスト情報を活用できる

OCRスキャンでデータ化した書類は、テキスト情報を他の書類に転記したり、編集したりできます。PDF形式だけでなく、MS Office形式などにデータ変換することも可能です。

OCR機能を導入する際のチェックポイント

文字認識スキャンを導入する際は、以下の3点をチェックしておくと安心です。OCR機能を十分に活用して業務効率化につなげるため、確認したいポイントをご紹介します。

文字認識の精度

OCRスキャンを選ぶ際は、読み取り精度を重視すべきといえます。文字を読み取る精度が高いと文字の誤認識が少ないため、スピーディーに作業が進み、より業務の効率化につながるためです。その反対に、認識精度が低いOCRスキャンでは、頻繁に修正の手間が生じる場合があります。対応言語の種類や手書き文字の読み取り可否など、業務での使い方もふまえてご検討ください。

出力形式

OCRスキャンを導入する際は、出力できるファイルの種類をご確認ください。一般的に対応している出力形式はPDF、Microsoft Word（.docx）、Microsoft Excel（.xlsx）、Microsoft PowerPoint（.pptx）などです。日頃の業務での用途に適した形式のOCR機能を選ぶことをおすすめします。

OCRスキャン機能が使えるおすすめの複合機・ソリューション

業務にOCRスキャンを導入するなら、ぜひ以下の複合機やソリューションをご検討ください。京セラドキュメントソリューションズジャパンが提供する、おすすめの複合機・ソリューションをご紹介します。

カラーA3複合機
TASKalfa 7054ciシリーズ

カラーA3複合機の「TASKalfa 7054ciシリーズ」は、オプションでOCR機能を追加することができます。スピーディーな高速スキャンが可能で、書類を電子化する作業の効率がアップします。スキャン時のOCR処理により文書の検索性を高めたり、編集可能なファイル形式に変換して保存したり、社内の書類を活用する幅が広がります。ファイルはビジネスシーンでの利用頻度が高いMicrosoft Word/Excel/PowerPoint形式に変換でき、編集加工も可能です。また、データ化した資料は、クラウドやシステムとの連携によってスムーズに共有できます。リモートワークや外出中で社外にいるメンバーにも、柔軟な情報共有を実現します。

業務プロセスに合わせて文書の仕分けを自動化
KYOCERA Capture Manager

書類の文字情報を一括で認識・抽出して自動的に仕分けを行うソフトウェアです。指定のフォルダーや、複合機からのスキャンなどで入力した文書を自動的にデータ認識し、ノイズを除去して読みやすくイメージ補正。OCR機能のほか、手書き文字やバーコードにも対応可能です。データはフォルダーのほか、Microsoft SharePointやGoogleDriveなどに自動で仕分け。OCR機能に加えて、効率的な書類の整理までサポートします。重要な文書には電子署名を付けて、改ざんを防ぐ対策も可能です。

OCR機能で業務効率アップを叶えるために

今回は、リモートワークのセキュリティー対策について解説しました。柔軟な働き方につながり、社員にとって多くのメリットがあるリモートワーク。その一方で、外部のインターネット環境は、社内ネットワークとは異なりさまざまなリスクが潜んでいます。セキュリティー面での課題解決へ向けて、社内体制を整備するとともに、リモートワーク向けソリューションの活用もご検討ください。