社内のデータをクラウド化するメリット・デメリットとは？
リモートワーク（テレワーク）の導入をはじめ、さまざまな事情から社内データのクラウド化に踏み切る企業が少なくありません。資料やデータはオンラインで管理するべきでしょうか。クラウド化という選択肢があるものの、管理方法は自社の状況に合わせて慎重に検討したいもの。そこで今回は、クラウドサービスを使うメリット・デメリットについて解説します。クラウド化を検討される際は、ぜひ判断の参考にお役立てください。
クラウド化とは？
従来、多くのシステムは自社でシステム構築や保守を行う「オンプレミス型」が主流でした。しかし昨今では、外部のクラウド環境を利用する「クラウド型」へと移行する傾向にあります。初めに、クラウドツールの運用方法やサービスの利用状況、業務での使い道などの基礎知識をお伝えします。
クラウド化とは資料やデータなどをインターネット保存する運用方法
社内ネットワークで管理している資料やデータなどを、インターネットのクラウドサーバー上に保存して運用することを「クラウド化」と呼びます。クラウド型のシステムは、インターネット環境さえあれば資料やアプリケーションなどを簡単に管理できるのがポイントです。リモートワークや外出中の社員が、社外からアクセスすることもできます。また、オンプレミス型のように、大規模な社内インフラや専用のソフトウェアは必要ありません。クラウド化を実施する際は、クラウドサービスを提供している事業者と契約するのが一般的です。データの保存先やアプリケーションなど、必要なクラウド環境はベンダーから提供されます。
クラウドサービスの利用状況
クラウドサービスを利用する企業は、年々増加する傾向にあります。総務省の調査によると、2018年にクラウドサービスを利用している企業の割合は58.3%でした。2020年のデータでは、その割合は68.5%まで増加しています。さらに、このうち39.3%の企業は全社でクラウドサービスを利用している状況です。企業全体の6割以上がすでに業務でクラウドサービスを使い始めており、今後も利用企業は増えると予測されています。
クラウドサービスの使い道
クラウドサービスは、主に業務上のファイルの保管やデータの共有などに使われます。代表的なサービスとして挙げられるのは、ネット上にデータの保存や同期ができる保管場所を提供する「オンラインストレージ」などです。総務省の調査では、クラウドサービスを利用する企業全体の59.3%が、「ファイル保管・データ共有」の用途で活用していると回答しました。オンラインストレージ以外の種類としては、電子メールサービス、社内情報の共有、スケジュールの共有、データのバックアップなど、さまざまな用途が挙げられています。
※出典：「令和２年 通信利用動向調査報告書（企業編）」（総務省）
URL：https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/pdf/HR202000_002.pdf
クラウドサービスを使うメリット
クラウドサービスを選択すると、機能や利便性、コスト面やセキュリティー面などでどのようなメリットが期待できるのでしょうか。既存システムとの違いを十分に比較したうえで、クラウド化をご検討ください。
場所を問わずサービスを利用できる
近年では、多くの企業がリモートワークを導入し、社員が自宅やサテライトオフィスなどで仕事をするケースが増えてきました。クラウドサービスは場所を問わずにサービスを使えるため、リモートワークにも対応しやすいのが魅力です。データがクラウド上に保存されていれば、社員が会社から遠く離れた場所にいてもアクセスできます。それに対して、社内専用のネットワークであるVPNは、リモートアクセスに対応するタイプであれば、社外からでも社内のデータに接続可能です。遠隔でアクセスできない場合は、社員がオフィスの外で勤務する際、必要な情報にアクセスできずに業務効率が低下するおそれがあります。
社内の保守体制が不要になる
クラウドサービスは、オンプレミス型と比べて運用負荷を抑えながら、安全性の高いサーバー環境が利用できます。オンプレミス型で自社専用のネットワークやファイルサーバーを使う場合、社内にはサーバー運用・保守の担当者を確保する必要があります。担当者は、サーバーが正常に動作しているかを確認したり、不具合の発生時に対応したりと、重要な役割を担います。専門性と高度なスキルが求められるポジションです。それに対して、クラウドサービスではサービスの提供元がメンテナンスやセキュリティー対策、ストレージの管理などを実施します。運用・保守までベンダーに任せられるので、システムを維持するために社内に担当者を配置する必要がありません。
導入までのハードルが低い
クラウドサービスは、インターネット環境があれば利用をスタートできます。サービス提供元と契約したら、すぐに利用開始となることが多く、導入時に時間や手間がかからない点が魅力といえます。オンプレミス型と比べると、クラウドサービスのほうが初期費用を抑えやすいのが特長です。一方、社内専用のネットワークを構築する場合は、自社にサーバーや専用のシステムを用意する必要があります。サーバー代やメンテナンス代などの費用がかかり、導入のハードルが高くなりやすい点にご注意ください。
ストレージの容量を増やしやすい
クラウドサービスのストレージ容量は、契約後も必要に応じて変更が可能です。契約プランを変更すれば、使用可能な容量をすぐに増減できるので、企業は状況に合わせて柔軟に利用できます。万が一、容量がいっぱいになってしまっても、すぐに追加対応してもらえる点で安心です。ストレージサービスは容量別に料金が設定されているケースが多いため、必要最低限の容量を選定することでランニングコストの無駄を減らし、自社の規模に適した料金での運用を続けられます。
災害時やトラブル発生時のリスクが小さい
クラウドサービスの利用企業は、災害時やトラブル発生時に、サービス提供元によるサポートを受けられます。クラウド上のデータ破損に対するリスク対策はベンダーが担当します。アップロードしたデータは、災害に強い複数のサーバーでバックアップが保管されているのが一般的です。これらのサーバーやバックアップの管理はベンダーが行うため、もしものことがあっても企業のデータや情報が守られます。こうした特長から、クラウド化は緊急事態における事業継続を計画する「BCP対策」の一環としても有効とされています。
クラウドサービスを使うデメリット
クラウドサービスは、導入時の初期投資や運用コストを軽減できる点が大きな魅力ですが、一方で以下のデメリットが懸念されます。注意点も踏まえて、自社に最適なソリューションをご検討ください。
カスタマイズ性が低い
クラウドサービスではパッケージ化されたシステムを利用します。そのため、カスタマイズの自由度が低い傾向にあり、システム側が提供する範囲を超えた要望は実現が難しいことも。自社のニーズに合うサービスが見つからないケースも考えられます。また、既存の社内システムと連携する場合は、社内システム側の改修コストが発生する可能性についても考慮が必要です。
データ通信が混雑するおそれがある
社内にクラウドサービスの利用者が多いケースでは、インターネット回線の負担が大きくなってしまうおそれがあります。こうした負担により、通信速度の低下やアクセス障害などが起こり得る点にご注意ください。なかには利用人数に応じて回線プランを用意しているクラウドサービスもあるため、あらかじめ利用する人数を把握したうえで最適なプランを決めるようおすすめします。
社内のクラウド化を実現するおすすめサービス
社内データのクラウド化を推進するなら、京セラドキュメントソリューションズの「Kyocera Cloud Print and Scan」をおすすめします。オンラインでのセキュアな作業環境を実現し、リモートワークやサテライトオフィス勤務など、多様な働き方でも安心です。
クラウドベースの印刷・スキャンアプリケーション
Kyocera Cloud Print and Scan
「Kyocera Cloud Print and Scan」はクラウド経由でいつでもどこでもプリントできる環境を提供する、リモートワークにも最適なクラウドアプリケーションです。社外から利用する際も、プリンターやスキャナーの設定やドライバーインストールは不要。「Kyocera Cloud Print and Scan」をインストールした機器から、簡単な手順のみでスムーズなプリントができます。さらには、外部のクラウドストレージと連携することで、オンラインにあるデータの直接印刷や、スキャンしたデータの直接保存を実現。社内の情報共有の効率がアップします。自社サーバーの手配は不要で、契約したその日からすぐにお使いいただけます。オフィスの大切なデータをしっかりと守り、印刷物からの情報漏えいのリスクを防ぐのも特長の一つ。クラウド上で印刷管理ができるのはもちろん、オフィスに設置された複合機にはICカードを使用した個人認証システムを搭載し、印刷物の放置プリントを防止します。製品ページへ
スキャン文書や受信ファクスをクラウド連携
Fleekdrive Connect
京セラ複合機から、クラウドストレージ「Fleekdrive」に直接アクセスするためのアプリケーションです。スキャンしたデータや受信したファクスデータを、パソコンを介さず簡単にクラウドストレージにアップロードできます。送信元や日付ごとにデータを自動仕分けして保存するので、クラウドに保存した後の文書検索も容易です。アップロードしたデータは、パソコンはもちろん、スマートフォンでもすぐに確認できます。
クラウド化のメリット・デメリットを踏まえて導入を
ここまで、社内データをクラウド化するメリット・デメリットについて解説しました。場所を問わずに利用できるクラウドサービスは、リモートワークにも最適で、導入までのハードルの低さや、保守体制が不要な点などが魅力です。一方で、カスタマイズ性の低さやデータ通信の混雑といったデメリットも押さえておく必要があります。社内のニーズに合わせて、データのクラウド化に適したサービスの導入をご検討ください。また、クラウドサービスを活用した文書の印刷、保管、管理などをお考えの際は、お気軽に当社までお問い合わせください。
