電子帳簿保存法の対応を怠った企業に起こる出来事とは

2023年末で宥恕措置が終了する電子帳簿保存法。しかし、対応できていないorしていないという声もちらほらと。万が一対応しなかった場合はどのようなことが起こってしまうのかご紹介していきます。例えば不正が発覚、隠ぺいや偽装など悪質であると判断された場合、電子帳簿保存法では不正な申告漏れと判断された税額の10％が、追徴税35％と併せて重加算されます。
また、場合によっては青色申告が取り消され翌年以降の税負担が膨れ上がるだけでなく、電子帳簿保存法違反に加えて会社法にも違反している可能性が高いといえます。その場合100万円以下の過料が科される場合も考えられます。義務化にあたり、相当に罰則が強化されています。

対応必須の電子帳簿保存法、どこから手をつけていくべき？

まずは請求書、領収書から始める

受領・発行した全ての取引関係書類を一度に電子化するのは困難です。まずは数の多い請求書・領収書を確認、電子データの取引先と紙ベースで受領している取引先の把握や整理をしておくことが必要となってきます。電子データ取引のものは保存義務があるため、上記の「真実性」「可視性」を担保するための保存措置が必須となります。

保存方法と保存場所を明確に

電子データの証憑類(PDFファイル、スクリーンショット画像など)はEDIシステムで保存されているものを除いて、自社または取引先でタイムスタンプが付与されているか、訂正削除の防止に関する事務規定を作成し規定に基づいて保存するか、いずれかの方法で保存しなければなりません。（真実性の担保）

また、保存場所についても可視性の確保をするため、証憑保存に対応したシステム内か、常時閲覧可能な自社サーバー内で保存されている必要があります。システムを導入せず自社サーバーを使用する場合は、データの命名規則や索引簿の整備が必要になるだけでなく、原則7年間という長期間保存できるほどの大容量のサーバーが求められます。

場合によっては業務フローの見直しも必要

経理部などをはじめとするバックオフィスと、営業部など現場における電子取引データの取り扱い方が違う場合は、業務フローの見直しも必要に。例えば上長への申請・承認といった手続きのために電子データをわざわざ紙ベースにして回付し、承認後にバックオフィスが再度電子データで保存しておくフローでは非効率となり作業工数が増えてしまうだけです。

また紙で受け取った証憑類も、スキャナ保存などで電子化するフローに含めてしまえば保存の手続きを一本化できて、混乱を防止することができます。