新しい時代の働き方へ、請求書の電子化で業務を効率化。

昨今の企業の課題

労働者人口の減少が予測される中、企業の働き手不足をどのように解消するかが、課題となっています。そんな中、企業内の業務を見直すと、請求書といった紙媒体の管理工数など、人の手で行っていた業務が数多くあります。これら紙媒体の業務についてデジタル化を推進し、定型業務を中心に効率化を図ることで、働き手不足の解消や効率化につながっていきます。

では、「ペーパーレス化を推進し、人で行っていた業務を自動化する」ためには、どうすれば良いでしょうか？

電子請求書のメリット・デメリットを考える

請求書をペーパーレス化にあたり、「電子請求書」への移行が挙げられます。電子度請求書にもメリットとデメリットがあり、自社にとって適しているのかを判断することが重要です。

請求者側のメリット

請求書発行業務の単純作業を効率化できる
請求書の再発行や修正依頼にすぐ対応できる
郵送費や資材費など、請求書発行にかかる経費が0円になる
請求書紛失や未達リスクの回避できる
請求業務のテレワーク移行が容易になる

受領者側のメリット

必要な時にスピーディーに請求書の受領が可能
過去の請求書の履歴確認が容易になる
経理業務のテレワーク移行が容易になる

デメリット

導入にコストがかかる
電子化の受け入れが難しい取引先もいる
請求先企業に負担をかけるのではないかという不安
取引先からの電子帳簿保存法に関する質問に対応しなければならないケースがある

KYOCERA Capture Mangaerによる請求書の電子化

日々発生する請求書を管理するには、仕分け作業やデータ入力作業などの大量の手作業が必要です。このような手間を削減し、ワークフローを自動化するのがKYOCERA Capture Managerです。文書に記載されている文字・イメージ・バーコード情報を一括で認識/抽出し、抽出情報に基づいて自動仕分けを可能にします。
KYOCERA Capture Managerによる請求書の電子化は、既存の請求書発行システムを生かしつつ、業務の効率化を促進することができます。

①OCRにより、画像にあるデータを抽出

②ユーザーが作成したワークフローを基に、業務フローの自動化を実現

定型帳票の部分OCRを活用した自動仕分け・リネーム

請求書業務における、仕分け作業を自動化する事例をご紹介します。
請求書内のコードを使い、特定コードや番号に応じて仕分け、さらにその仕分け先を、取引先の会社名や、事業所、担当者別に振り分けを、自動的に行いたいという要望をがありました。この要望に対して、KYOCERA Capture Managerを活用することで解決した事例です。

KYOCERA Capture Managerを使い、請求書番号に応じて自動仕分け

KYOCERA Capture Mangaerによる請求書電子化の仕組み

KYOCERA Capture Managerを使った、請求書業務の仕分け作業の効率化、郵送時のコスト削減に活用事例をご紹介します。
従来は、紙で出力した請求書を手作業で仕分けし、得意先へ郵送していました。仕分けや封入作業に時間や工数がかかるだけでなく、郵送時の経費も課題となっていました。

そこで、KYOCERA Capture Managerを使うことで、お客様への請求書をスキャンするだけでほぼ自動で共有クラウドに連携し。お客様へ発行連絡を通知し、請求業務を完了させました。
KYOCERA Capture Managerとラウドストレージの組合せにより既存のシステムを生かしつつ、業務の効率化を促進することができました。